Adjointe administrative – CPE-BC du Carrefour

Présentation générale

Le CPE du Carrefour est à la recherche d’une adjointe administrative pour un poste permanent à temps complet (32h / semaine).

Fonction

Le rôle de la personne consiste à assurer le bon fonctionnement de son installation ou service en apportant le soutien administratif et de coordination aux cadres responsables pour lesquels elle travaille. Elle est responsable de maintenir des liens constants avec le personnel et les parents ainsi que de réaliser diverses tâches de soutien nécessaires au fonctionnement spécifique de son installation et, dans certains cas, de l’ensemble du CPE.

Responsabilités

• Prend en charge la gestion des présences des enfants et du personnel;
• S’assure de faire les démarches afin de remplacer le personnel absent et de maintenir une banque de personnel de remplacement;
• Maintient la communication et un lien de confiance avec les parents et fait part à sa supérieure de toute situation dont elle pourrait prendre connaissance nécessitant son intervention;
• Reçoit les parents et voit à leur intégration, à l’installation et aux processus administratifs à suivre;
• Effectue la facturation ainsi que l’encaissement ou l’entrée dans les systèmes informatiques des données relatives aux prélèvements préautorisés ou à toute autre méthode de paiement;
• Effectue la gestion ayant trait à la réalisation de tout contrat accordé à un sous-traitant, notamment le suivi des travaux effectués et l’approbation des factures ou autres documents administratifs ou comptables requis pour le respect des contrats convenus et négociés par la directrice adjointe aux finances et administration;
• Répond et dirige les appels téléphoniques et communications aux personnes concernées;
• Prend en charge la planification et l’organisation de rencontres, réunions ou activités organisées par le CPE;
• S’assure que toutes les fournitures requises pour la bonne marche de l’installation soient toujours de qualité et disponibles en quantité suffisante afin de répondre à la mission du CPE;
• Effectue toute autre tâche administrative ou comptable requise au bon fonctionnement de son installation et rend compte à la directrice adjointe aux finances et à l’administration des activités à incidence financière dont elle est responsable.

Profil recherché

Habiletés et compétences clés

• Capacité à communiquer clairement avec la clientèle et le personnel du CPE;
• Qualités personnelles, humaines et relationnelles qui favorisent l’échange et sont rassurantes tant pour les parents que pour les membres du personnel;
• Habileté dans l’utilisation de diverses applications informatiques (Suite Microsoft Office, logiciel comptable, base de données et autres applications utilisées au CPE) ;
• Grand sens de l’organisation, de la planification et de la gestion du temps;
• Rigueur, minutie et souci du détail;
• Empathie;
• Autonomie et initiative en lien avec le respect de la mission et des valeurs du CPE-BC du Carrefour.

Connaissances essentielles

• Maîtrise de niveau intermédiaire ou supérieur des divers outils de la suite Microsoft Office;
• Capacité à utiliser diverses applications informatiques de gestion;
• Connaissance de la réalité des milieux défavorisés ou vulnérables (un atout important);
• Bonnes connaissances du français écrit et parlé.

Exigences

• Capacité à s’exprimer clairement avec la clientèle et le personnel du CPE ;
• Habileté dans l’utilisation de diverses applications informatiques ( Suite Microsoft Office, logiciel comptable, base de données et autres applications spécifiques au CPE ) ;
• Grand sens de l’organisation, de la planification et de la gestion du temps ;
• Maîtrise du français écrit ;
• Diplôme d’études collégiales ( DEC ) en administration; DEP en comptabilité ou autre discipline pertinente ;
• Une année d’expérience en administration (un atout) ;

Informations supplémentaires

• Milieu de travail dynamique, créatif et collaboratif
• Avantages sociaux intéressants
• Horaire 4 jours / semaine - 8h / jour