Bureau coordonnateur de la garde en milieu familial

Retour à l’accueil du référentiel

Le CA d’un BC, en plus d’avoir les mêmes obligations qu’un CA de CPE, doit prendre les décisions en lien avec la reconnaissance des RSG. L’article 42 de la LSGÉE prévoit que la première fonction du BC est « d’accorder, de renouveler, de suspendre ou de révoquer […] la reconnaissance » d’une RSG.  

C’est donc lui qui doit prendre ces décisions. Ce faisant, le législateur a voulu donner le mandat aux administratrices et non au personnel du BC. Ce pouvoir décisionnel sur les reconnaissances des RSG ne pourra être délégué à la DG.

C’est le CA qui a le pouvoir d’accorder une reconnaissance et c’est donc aussi à celui-ci de décider s’il révoque, suspend ou refuse de renouveler la reconnaissance d’une RSG. Toutefois, étant donné leur nature administrative, les avis de contravention ou autres mesures correctives vont généralement être émis par la direction ou par une autre personne à qui cette tâche est confiée, tout comme la préparation des dossiers et leur présentation devant le CA.

Top 3 à retenir

1. Dans tous les cas, les plaintes concernant une RSG doivent rester confidentielles et ne comporter ni les noms des plaignants, ni celui de la RSG ou des enfants concernés.
2. Le respect de la confidentialité permet d’éviter les conflits d’intérêts et d’entacher une réputation en cas de plainte non-fondée.
3. Le dossier de plainte présenté au CA doit être constitué en fonction des règles de confidentialité et indiquer tous les éléments nécessaires à un jugement impartial et juste de la situation.

Les noms restent confidentiels

Lors du traitement d’une plainte concernant une RSG, que ce soit une plainte pour un signalement à la Direction de la protection de la jeunesse (ci-après nommée « DPJ ») ou une plainte d’une autre nature, le CA n’a pas à connaître le nom de la RSG concernée et encore moins le nom des plaignants. Dans un cas de signalement à la DPJ, le CA ne devrait pas non plus avoir accès au nom des enfants. Dans tous les cas, les plaintes doivent demeurer confidentielles.

Le respect de la confidentialité prévient notamment la création de conflit d’intérêts ou d’entacher une réputation en cas de plainte non-fondée. Pour les mêmes raisons, il est important que les membres du CA ne discutent pas des dossiers des RSG en dehors des rencontres.

Une présentation en conséquence

Le dossier de la RSG présenté au CA en vue d’une réunion doit donc être constitué en fonction des règles de confidentialité, en plus d’indiquer tous les éléments nécessaires à un jugement impartial et juste de la situation. Le dossier est constitué par le personnel du BC, qui a déjà mené une enquête quant à la plainte signalée. Le dossier est identifié par un numéro afin de protéger la confidentialité de l’identité de la RSG. Il contient les éléments de la plainte, une description des faits reprochés à la RSG, une description des faits constatés et, s’il y a lieu, des documents faisant l’historique du dossier de la RSG.

Avant une réunion où le CA entend les observations d’une RSG, le personnel du BC fait un résumé de la situation et des motifs ayant mené à l’émission d’un avis de suspension, de révocation ou de non-renouvellement et le communique aux administratrices. Idéalement, les administratrices doivent en prendre connaissance avant la réunion.

Top 3 à retenir

1. Dans tous les cas, les plaintes concernant une RSG doit rester confidentielle et ne comporter ni les noms des plaignants, ni celui de la RSG ou des enfants concernés.
2. L’objectif de cette étape est de respecter les règles de la justice naturelle et de l’équité procédurale.
3. Les membres du CA soit préparés à faire face à toutes sortes de situations

Permettre à la RSG de s’exprimer

À la suite d’une décision du BC concernant un avis d’intention de suspension, de révocation ou de non-renouvellement, le CA doit entendre les observations de la RSG concernée dans les 10 jours, si la décision fait suite à un avis de suspension immédiate pour un signalement à la DPJ (délai de rigueur), ou dans les 15 jours pour toute autre décision. Lors de cette rencontre, le CA est déjà au courant des faits au dossier, puisque c’est celui-ci qui a pris la décision de lui envoyer un avis.

La présentation de ses observations par la RSG peut être orale ou écrite. De plus, lors de cette rencontre, la RSG a le droit d’être accompagnée par une personne de son choix, par exemple : son conjoint, une amie, un avocat ou encore, par un représentant de son association représentative. Cette dernière peut parfois parler au nom de la RSG; les administratrices ont toutefois la possibilité de moduler leur appréciation du témoignage en fonction de ce qu’elle a présenté devant eux. Par exemple, une RSG qui refuse de parler d’elle-même peut miner sa propre crédibilité au regard des administrateurs.

Le CA reçoit les observations de façon neutre. Il s’agit d’un élément parmi d’autres dont les administratrices tiennent compte dans leur prise de décision finale, qui se fait à la lumière de l’ensemble des faits au dossier. Naturellement, l’enquête effectuée par le BC n’a pas à être recommencée; il s’agit plutôt d’y ajouter un nouvel élément, celui du témoignage de la RSG. La présentation des observations par la RSG est une étape où elle obtient la chance de pouvoir influencer la décision qui la concerne. C’est à elle de la saisir.

L’équité procédurale

L’objectif de cette étape est de respecter les règles de la justice naturelle et de l’équité procédurale. La possibilité pour la personne concernée de présenter ses observations fait partie de l’équité procédurale, au même titre que le droit d’avoir des avis suffisamment détaillés pour pouvoir se défendre, le droit de connaître les motifs de la décision finale, le droit au respect des délais et le droit à l’impartialité du décideur.

L’exigence d’équité procédurale est d’autant plus grande en fonction de l’importance des répercussions de la décision pour les personnes visées et des attentes légitimes de cette personne. Dans le cas d’une suspension ou encore plus, d’un non-renouvellement ou d’une révocation de la reconnaissance, les conséquences sont importantes pour la RSG et il est d’autant plus important de respecter les principes d’équité procédurale.

Comment ça se passe

Lors de la présentation des observations de la RSG, les administratrices peuvent poser des questions et intervenir, tout en prenant soin de la laisser s’exprimer. Les administratrices peuvent la questionner sur les faits nouveaux liés à la plainte ou encore, demander des précisions sur des éléments dont elles sont déjà au courant.

La RSG peut inviter des parents usagers de son service à venir témoigner de leur appréciation de son travail. Ce témoignage peut se faire par écrit, sous forme de lettre, ou lors de la rencontre où la RSG présente ses observations. Dans ce dernier cas, le CA peut demander à la RSG de quitter la salle lors du témoignage des parents, de manière à pouvoir leur poser des questions et s’assurer de leur aisance à expliquer leur perception sur les faits en cause.

Puisque cette rencontre a pour but de permettre à la responsable de présenter ses observations, elle est donc libre de décider ce qu’elle souhaite apporter ou non au CA et de décider de la stratégie qu’elle adoptera. Elle pourra par exemple, soumettre ses observations par écrit, lire un document au CA, laisser son représentant parler à sa place, refuser de répondre aux questions et même refuser de se présenter.

Une chance à saisir par la RSG

Peu importe la stratégie que la RSG choisira, les membres du CA ne peuvent pas la « sanctionner » parce qu’elle refuse de répondre aux questions par exemple. Cependant, dans la mesure où la présentation des observations a pour objectif de persuader les membres du CA de ne pas mettre à exécution l’avis d’intention, il se peut fort bien que les administratrices ne soient pas convaincues. L’attitude de la responsable pourra donc être prise en considération dans la décision des administratrices. Dans une décision récente, la juge mentionne ceci :

« L’attitude également qu’elle a adoptée lors de la rencontre du 30 novembre 2011 devant le CA de l’intimé où elle était appelée à présenter ses observations suite à l’envoi préalable de l’avis d’intention de révocation de sa reconnaissance; cela pouvait certes être son droit de lire un texte avec ses trois représentantes syndicales et de quitter sans répondre aux questions, cela pouvait certes être une stratégie syndicale comme l’a plaidé sa procureure, mais ce fut son choix de l’adopter, malgré toute l’importance que la situation revêtait pour elle et la possibilité qu’elle avait de s’expliquer franchement. Il n’est pas difficile de comprendre que les parents bénévoles membres du CA de l’intimé n’aient pas du tout été rassurés, compte tenu du type de plaintes figurant au dossier. » (S.B. c. Centre de la petite enfance A, 2013 QCTAQ 12166, 9 décembre 2013, Hélène Beaumier, Juge administratif.)

Cette décision démontre bien toute l’importance que cette rencontre peut avoir pour la RSG et pour la prise de décision des administratrices. Il sera donc important de noter la stratégie utilisée par la responsable soit, dans le procès-verbal ou dans la résolution prise par le CA.

Ces rencontres d’observation sont toujours chargées de beaucoup d’émotivité et ne sont pas toujours faciles à mener pour le CA. La RSG doit expliquer à des étrangers des situations parfois très délicates et personnelles qui ont un impact souvent extrêmement important sur le futur de son gagne-pain. Il importe que les membres du CA soit préparés à faire face à toutes sortes de situations.

Top 3 à retenir

1. Dans tous les cas, les plaintes concernant une RSG doit rester confidentielle et ne comporter ni les noms des plaignants, ni celui de la RSG ou des enfants concernés.
2. L’objectif de cette étape est de respecter les règles de la justice naturelle et de l’équité procédurale.
3. Les membres du CA soit préparés à faire face à toutes sortes de situations

Prendre le temps de délibérer

Suite aux observations, le CA n’a pas à prendre une décision immédiatement. Les administratrices peuvent prendre le temps de délibérer. Il n’est pas nécessaire de prendre une décision le jour même. Cependant, la décision doit être donnée dans un délai raisonnable à la suite de la rencontre.

Il faut noter que la compétence de la RSG n’est pas toujours remise en cause par le BC, mais d’autres faits peuvent venir appuyer la décision. Les parents usagers du service de garde de la RSG ne sont pas toujours au courant des particularités du dossier et ils peuvent démontrer une certaine incompréhension face à l’enquête ou à la décision du BC. C’est aux administratrices de tenir compte des éléments les plus pertinents au dossier pour prendre leur décision.

Procès-verbal de la réunion

Puisque le procès-verbal est en fait un compte-rendu de la réunion du CA et que son rôle est d’informer de son contenu et des décisions prises, il se doit d’être fidèle au déroulement de la rencontre. La présentation des observations d’une RSG constitue une situation particulière; il est donc courant de reproduire le verbatim des observations le plus fidèlement possible. Il peut en effet, être très utile d’avoir une telle information, surtout si la RSG conteste la décision prise par le CA. Sa rédaction doit demeurer neutre et s’en tenir aux faits, par opposition aux impressions, mais refléter avec précision le déroulement de la rencontre. En effet, ces procès-verbaux sont très souvent utilisés en cour dans l’éventualité d’une contestation de la RSG devant le Tribunal administratif du Québec

Résolution

La résolution quant à elle, est la prise de position face à une question ou un problème en particulier. La résolution prise par les administratrices sur l’issue de la reconnaissance de la RSG, devrait être précise, claire et relativement courte. De plus, la résolution devrait toujours débuter par « Considérant que ». C’est à cet endroit que l’on devrait retrouver la stratégie choisie par la RSG.

La résolution sera jointe à titre de décision du CA, il est donc important qu’elle reflète les motifs qui appuient la décision.

Exemple:

CONSIDÉRANT QUE les nouveaux éléments apportés par la RSG

ou encore,

CONSIDÉRANT QUE la RSG n’a pas été en mesure de convaincre les membres du conseil d’administration

ou bien

CONSIDÉRANT QUE la RSG n’a pas présenté ses observations au conseil d’administration

Évidemment, il ne s’agira pas du seul considérant que l’on retrouvera dans la résolution.  En fait, les administratrices devraient mettre tous les éléments ayant une incidence sur la décision prise par le CA. Il n’est pas non plus nécessaire de reprendre textuellement les motifs de l’avis d’intention, il serait possible de mettre un considérant excluant les motifs qui ne sont pas retenus par les membres du conseil d’administration.

Dans le cas où la RSG conteste au Tribunal administratif du Québec la décision prise par le CA, le procès-verbal et la résolution sont deux documents qui seraient fort probablement utilisés en preuve ou du moins comme aide-mémoire pour les témoins du BC.

Bien qu’il soit impossible de prévoir tout ce qui pourrait se passer lors de ces rencontres, les administratrices ont tout intérêt à bien connaître le dossier et à bien se préparer, mais également à avoir confiance en leur procédure et en la décision qu’elles prendront.