Sous la responsabilité des directrices principales, l’adjointe administrative participe à la coordination, à l’administration et à la gestion des ressources matérielles et humaines du CPE Enfants Soleil (3 installations)
Le CPE Enfants existe depuis 1986 et a trois (3) installations situées sur la même rue et une grande équipe administrative stable, ainsi que plusieurs projets en vue à court et moyen terme.
Installation 1 : 80 enfants
Installation 2: 80 enfants dont 10 poupons
Installation 3: 60 enfants dont 20 poupons
Orientations Générales
Le CPE Enfants Soleil Inc. a pour mission d’offrir un service de garde éducatif de qualité aux enfants. Son projet éducatif vise le développement global de l’enfant et favorise son développement physique, moteur, langagier, cognitif, affectif, social et moral. Le Centre a pour but d’assurer la santé, la sécurité et le bien-être des enfants.
Les valeurs du CPE Enfants Soleil sont entre autres: la responsabilisation, la tolérance et l’empathie. L’application du programme « Jouer, c’est magique » contribue à l’atteinte de nos objectifs pédagogiques : favoriser l’estime de soi, le respect, l’autonomie, la stimulation par la créativité, la socialisation et l’acquisition des connaissances. Au CPE Enfants Soleil, le développement de l’enfant est un processus global et intégré.
L’organisme offre un service de qualité répondant aux besoins des parents; il soutient le parent dans son rôle de premier éducateur auprès de l’enfant. La participation des parents usagers est très importante pour nous, et s’effectue par l’implication au conseil d’administration, des comités, lors d’activités spéciales, et lors des rencontres de parents. Nous croyons que la collaboration entre le milieu de garde et les parents contribue au développement harmonieux de l’enfant.
Horaire : 34,5 heure/semaine, 4 jours par semaine (congé le mardi) : 9h15-17h15 (32h) + 30 minutes quotidiennes (5 jours) pour gestion des absences de la maison (2,5h)
RESPONSABILITÉS / TÂCHES
Soutien à la gestion administrative
Répondre aux appels et aux demandes des parents (2).
Communiquer aux éducateurs le nom de la personne venant chercher un enfant si ce n’est pas ses parents et les absences motivées (2).
Référer les parents aux bons intervenants (2).
Prendre les messages et évaluer leur priorité.
Rédiger les communiqués d’information pour les parents ou les éducatrices, les faire valider par la directrice générale puis les transmettre aux parents.
Effectuer divers appels, copies ou télécopies pour les groupes et la direction.
Soutenir la direction générale dans l’optimisation du taux d’occupation.
Accueillir les nouveaux parents lors de la première journée de l’enfant (2).
Produire des rapports administratifs favorisant la prise de décision.
Recueillir, rechercher et traiter des données ou de l’information en vue de proposer des actions et des solutions et de les exécuter ou de les mettre en œuvre.
Effectuer les changements dans le dossier informatique des enfants de son installation (2).
S’assurer de la conformité de son installation en collaboration avec la directrice générale (intérieur et extérieur).
Soutien à la gestion des ressources humaines
Gestion des remplacements
Répondre aux questions des éducatrices et les diriger vers les bons intervenants.
Transmettre les informations requises aux éducatrices.
Transmettre les besoins de remplacement de son installation à la secrétaire-réceptionniste.
Compléter et donner un compte-rendu hebdomadaire à la directrice générale.
Prendre conscience des conflits ou tensions entre les éducatrices et les référer à la direction au besoin.
Collaborer aux activités avec la conseillère pédagogique.
Accueil des nouveaux employés
S’assurer de la confidentialité du dossier personnel de chaque candidat ou employé.
Tâches connexes
Participer aux rencontres d’équipe.
Suivre toutes formations que la direction jugera pertinente.
Toute autre tâche demandée connexes par la direction.
Exigences et aptitudes requises:
DEC ou BAC en comptabilité ou en gestion ou équivalent (par exemple certificat en gestion mais avec expérience pertinente);
Absence d’antécédents judiciaires en lien avec l’emploi;
Bonne capacité d’organisation;
Être une personne dynamique, ponctuelle, assidue et respectueuse;
Être capable de gérer des dossiers de façon autonome et avec initiative;
Capacité à travailler en équipe et de s’y intégrer;
Capacité à établir des liens et communiquer avec les parents et les différents intervenants/fournisseurs;
Maturité, flegme et capable de gérer les priorités;
Adaptation aux changements;
Ouverture d’esprit;
Savoir-être et confidentialité
Connaissance du milieu des CPE;
Fortes connaissances en informatiques et connaissance des réseaux sociaux;
Très bonne connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, Power Point et Outlook);
Français avancé (parlé et écrit), anglais de base;
Connaissance du logiciel G2006 (un atout);
Expérience en administration (un atout).
Compétences clés
Communication / Relations interpersonnelles
Habileté à s’exprimer clairement et à demeurer à l’écoute des messages des autres. Faire preuve de jugement dans sa manière de communiquer. Capacité d’établir des relations professionnelles satisfaisantes auprès des clients internes et externes. Capacité d’établir un lien de confiance avec les différents interlocuteurs et capacité de faire preuve de crédibilité et d’influence.
Planification / Organisation
Habileté à coordonner son temps, ses priorités et ses activités pour maximiser sa présence au travail et afin d’atteindre les objectifs. Habileté à suivre périodiquement l’évolution des dossiers, à organiser son temps de façon à rencontrer ou à respecter les délais, et à apporter les correctifs qui s’imposent. Habileté à planifier, à organiser, et à instaurer des activités nécessaires à l’atteinte des objectifs.
Méthode / Rigueur
Habileté à adopter un comportement et des méthodes de travail se caractérisant par une volonté de procéder de façon systématique et rigoureuse tout en maintenant des standards de qualité.
Souci du détail
Habileté à accorder une importance aux particularités, aux détails ou à chacun des éléments d’une situation et de les traiter avec minutie.
Prise de décisions / Jugement
Habileté de percevoir correctement une situation, d’en arriver à des conclusions pertinentes ou de poser un geste ou un comportement en cohérence avec les valeurs prônées par le CPE. Habileté à cerner les données d’un problème, à proposer des solutions, à en peser le pour et le contre, à fixer son choix et à passer à l’action. Être capable de juger adéquatement d’une situation.
Honnêteté et intégrité / Éthique
Capacité de se conformer aux règles fondamentales de l’intégrité et de la crédibilité dans l’accomplissement de ses tâches. Capacité à agir en adéquat avec le code moral du CPE.
Qualité de service et souci du client
Habileté à être attentif aux préoccupations, attentes et besoins de la clientèle. Faire preuve de tact, de diplomatie et d’entregent. Présenter une image soignée respectant les valeurs du CPE.
Souplesse / Adaptation
Habileté à ajuster ses comportements, ses tâches et ses méthodes de travail en fonction des besoins du CPE et des changements nécessaires. Être capable de s’adapter à un environnement changeant et aux différents intervenants.
Autonomie / Initiative
Habileté à fonctionner adéquatement à partir de directives générales et d’utiliser d’abord ses ressources avant de demander de l’aide. Capacité de réfléchir à des solutions aux problématiques vécues dans son installation avant de contacter la direction.