Gouvernance dans la saine gestion d'un CPE/BC

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Des parents administrateurs, un réel impact sur la mission éducative

Le CA d’un CPE/BC a un rôle central dans la mission éducative de son milieu. Sa force : il est composé de personnes, majoritairement des parents, hautement intéressées à promouvoir les intérêts de l’enfant au CPE/BC.

Le CA contribue à la mission éducative en établissant et en suivant les orientations, les priorités et les objectifs du CPE/BC afin de s’assurer que les services offerts aux enfants et à leur famille soient adéquats, de qualité et répondent aux exigences législatives et du ministère de la Famille. Ainsi, il voit à la planification à la prise de décision et à la surveillance du CPE/BC.

Encore peu développée, la recherche démontre déjà l’influence positive de la participation parentale à la gestion éducative. En effet, l’engagement des parents a un impact sur l’efficacité et la performance du milieu éducatif et sur la réussite éducative des enfants (Morin, L. (2000). En s’engageant comme administratrice, le parent développe des connaissances et un sentiment d’appartenance plus grand au milieu et contribue positivement à la prise de décision (Epstein, J.L. 1995). Bien que réalisés dans le réseau scolaire, ces constats peuvent aisément s’appliquer aux milieux éducatifs à la petite enfance. D’ailleurs, les résultats de l’étude Grandir en qualité démontrent que la qualité éducative est beaucoup plus grande dans les CPE. Les CPE/BC sont le seul type de services de garde administrés par une majorité de parents.

La mission éducative des CPE/BC

La mission éducative des CPE/BC est énoncée dans le premier alinéa de l’article 1 de la Loi sur les services de garde éducatifs :

« 1. La présente loi a pour objet de promouvoir la qualité des services de garde éducatifs fournis par les prestataires de services de garde qui y sont visés en vue d’assurer la santé, la sécurité, le développement, la réussite éducative, le bien-être et l’égalité des chances des enfants qui reçoivent ces services, notamment ceux qui présentent des besoins particuliers ou qui vivent dans des contextes de précarité socio-économique.

Elle a également pour objet de favoriser le développement harmonieux de l’offre de services de garde en tenant compte des besoins des parents, notamment en facilitant la conciliation de leurs responsabilités parentales et professionnelles, ainsi que de leur droit de choisir le prestataire de services de garde. »

Qu’est-ce qu’une saine gestion d’un CPE/BC?

C’est la gestion de la corporation en personne raisonnable et prudente. Le tout en vue de l’accomplissement des objectifs déterminés par la corporation ainsi que la réalisation de la mission de celle-ci, et ce, en attribuant les ressources nécessaires dans le respect des ressources disponibles.

Dans le cadre de la gestion, le CA doit constamment garder en tête la qualité des services offerts lorsqu’il prend une décision ainsi que le respect les exigences des lois et règlement, mais aussi des exigences du ministère de la famille notamment dépôt du rapport financier.

La gouvernance d’un CPE/BC: un tour d’horizon complet

La gouvernance d’un CPE/BC comporte plusieurs aspects et est assujettie aux lois et règlements en vigueur pour les entreprises au Québec, mais aussi pour les services de garde éducatifs à l’enfance.

Voici donc un tour d’horizon qui permet d’avoir un aperçu global de tous les aspects touchant la gouvernance dans la saine gestion d’un CPE/BC.

Les 7 éléments-clés de la gouvernance en CPE/BC

1. Le CA est le gardien du CPE/BC, de la mission éducative et de la raison d’être de celui-ci.
2. Le CA a un devoir de surveillance concernant les affaires du CPE/BC, il détermine les orientations stratégiques et prend des décisions dans le meilleur intérêt du CPE/BC.
3. La gestion quotidienne des opérations du CPE/BC est effectuée par la direction générale.
4. Le CA travaille en tandem avec la directrice générale, ils assument des fonctions essentielles et complémentaires.
5. Les administratrices sur le CA sont élues par l’assemblée générale des membres.
6. Un CA est composé majoritairement de parents selon la législation en vigueur en CPE/BC.
7. Chaque administratrice a un devoir d’agir avec prudence, diligence, honnêteté et loyauté envers le CPE/BC et d’éviter de se placer en conflit d’intérêts ou en apparence de conflit d’intérêts.

Top 3 à retenir

1. Le CA a un rôle central dans la mission éducative du CPE/BC.
2. Le CA a un devoir de surveillance de la gouvernance du CPE/BC : il fait équipe avec la direction générale.
3. Toutes les décisions du CA doivent être prises dans le seul et unique intérêt du CPE/BC.

Un tandem avec la directrice générale

La réussite du système de gouvernance des CPE/BC repose sur la collaboration étroite entre le CA et la direction générale. On parle ici d’une véritable synergie qui fait la force de ces milieux pour assurer la mission éducative et offrir aux enfants et aux familles des services d’une grande qualité.

Pour établir cette relation de tandem entre le CA et la direction générale, le lien de confiance est primordial. La transparence et l’honnêteté en sont les assises.

Pour que chaque partie de ce tandem puisse accomplir son rôle, il importe en premier lieu de s’assurer que les rôles et responsabilités sont bien compris et assumés de part et d’autre. Plus encore, il faut miser sur une communication ouverte et transparente. Une fois cette base bien connue et comprise, la synergie peut opérer. C’est effectivement en travaillant ensemble, en respect des rôles et les responsabilités de chacun, que le CA et la direction générale assureront l’atteinte des objectifs du CPE/BC et auront un impact positif sur le développement des enfants.

Des responsabilités distinctes et partagées

L’administration d’un CPE/BC comporte plusieurs volets. Dans chacun de ces volets, le CA et la direction générale partagent des responsabilités. Selon votre question ou besoin précis, vous pourrez en apprendre plus en naviguant à travers les différents thèmes proposés.

• Structure, fonctionnement et composition du CA
• Services éducatifs de qualité
• Finances
• Saine alimentation
• Santé et sécurité au travail
• Bureau coordonnateur

La direction générale

De façon générale, le domaine opérationnel est délégué à la direction générale. C’est elle qui gère les affaires quotidiennes du CPE/BC. De plus, la direction générale a une expertise au niveau de la qualité des services du CPE/BC, des exigences des lois et règlements, de l’organisation du OBNL ainsi que de la gestion d’un CPE/BC. Elle a le mandat d’accompagner et de soutenir le CA dans chacune de ses responsabilités.

La direction générale a pour rôle de rassembler l’information, de la transmettre et de préparer les dossiers qui seront présentés au CA. Puis, elle répond aux questions du CA afin qu’il puisse prendre la meilleure décision dans l’intérêt du CPE/BC. C’est aussi elle qui transmet l’information aux employées et qui veille à l’application sur le terrain des décisions prisent par le CA. Elle peut déléguer cette responsabilité à l’équipe de direction ou à une autre personne de l’équipe de travail. En fait, la façon qu’elle choisit pour mettre en œuvre la décision du CA relève de son autonomie professionnelle. Par ailleurs, elle doit tenir le CA informé, lui faire des suivis lors des rencontres du CA et rendre des comptes, le cas échéant.

Aussi, la direction générale est souvent la mémoire corporative puisqu’elle demeure en poste malgré les changements au sein du CA. Elle transmet l’information d’un CA à l’autre afin d’assurer la continuité.

Top 3 à retenir

1. Le CA adopte et approuve l’ensemble des politiques et règlements du CPE/BC, ainsi que le programme éducatif.

2. Il participe à l’élaboration de la mission, de la vision et des valeurs du CPE/BC, ainsi qu’à la planification stratégique, et par la suite devient le gardien de leur application.

3. Il embauche la DG, puis la soutient et collabore avec elle afin d’atteindre les objectifs et assurer la pérennité du CPE/BC.

Au coeur des décisions

Le CA joue un rôle essentiel en matière de qualité éducative et de saine gestion. Il établit et suit les orientations, les priorités et les objectifs du CPE/BC afin de s’assurer que les services offerts aux enfants et à leur famille soient adéquats, de qualité et répondent aux exigences législatives. Ainsi, il voit à la planification à la prise de décision et à la surveillance du CPE/BC. Plus spécifiquement, en termes de planification, il veille à l’élaboration et au suivi de la planification stratégique du CPE/BC.

Le CA prend ses décisions en fonction de l’information fournie par la direction générale. Lors de la présentation d’un dossier ou de documents, le CA peut poser à la direction générale toute question nécessaire à sa compréhension ou demander de l’information supplémentaire afin de mieux saisir la teneur et la complexité d’une décision à prendre. Dans ce contexte, la collaboration de la direction générale avec le CA est essentielle.

À noter que les administratrices n’ont pas besoin d’avoir des connaissances détaillées de tout ce qui concerne la gestion d’un CPE/BC. Elles peuvent s’appuyer sur les connaissances et l’expérience de leur direction générale ou encore d’autres partenaires, notamment l’AQCPE, le ministère de la Famille, un comptable ou un auditeur, la Santé publique et d’autres ressources.

En particulier, le CA a pour fonctions :

• Adopter et approuver l’ensemble des politiques et règlements du CPE/BC, ainsi que le programme éducatif et en assurer le suivi. Il doit donc s’assurer que ceux-ci respectent la mission, les valeurs ainsi que les grandes orientations du CPE/BC. Par exemple :
  – Règlements généraux
  – Programme éducatif
  – Politique alimentaire
  – Politiques (harcèlement psychologique, confidentialité)
  – Politique de gouvernance
  – Charte de délégation de pouvoir
  – Code d’éthique ou déontologie
  – Politique de traitement de plaintes – exigence règlementaire
  – Politique d’expulsion – exigence règlementaire
• Faire un suivi des tâches déléguées à la direction générale concernant la gestion des activités du CPE/BC
• Participer à l’élaboration de la mission, la vision et les valeurs du CPE/BC, et être le gardien de l’application par la suite
• Administrer selon le plan stratégique ainsi que la mission et valeur du CPE/BC dans le but de veiller à ce que les enfants reçoivent un service de qualité et effectuer les suivis
• Embaucher la direction générale
• Faire l’évaluation annuelle de la direction générale
• Mener l’évaluation des actions du CA
• Participer à la planification stratégique, à l’établissement d’orientations stratégiques et des objectifs
• Assumer la responsabilité financière de l’organisme, en ce qui a trait notamment à l’approbation et au contrôle des budgets annuels ainsi que des états financiers
• Soutenir et collaborer avec la direction générale afin d’atteindre les objectifs du CPE/BC
• Échanger en vue de la prise de décision dans le seul et dans le meilleur intérêt du CPE/BC
• Définir un modèle de gouvernance et veiller à ce que des politiques et des structures organisationnelles appropriées soient mises en place
• Mettre en place des mécanismes de protection, de contrôle et de surveillance
• Assurer le traitement des plaintes envers la directrice générale
• Évaluer le travail accompli par l’organisme en regard de son plan stratégique, sa mission
• Évaluer le travail accompli par le conseil d’administration et procéder au renouvellement continu de ses membres, planifier leur relève et veiller à leur diversité

Plus particulièrement pour les CA de BC

• Prendre toutes les décisions en lien avec la reconnaissance d’une RSG que cela soit une nouvelle reconnaissance, révocation, suspension, renouvellement ou non-renouvellement
• Octroyer le nombre de places à une RSG
• Analyser les empêchements des assistantes, RSG ou autres

Les intérêts du CPE/BC avant tout

Les pouvoirs individuels de l’administratrice sont relativement limités. Seule, elle ne peut engager le CPE/BC à moins qu’elle ne détienne une résolution du CA spécifiquement à cet effet qui la délègue pour poser des actes au nom du CPE/BC.

Par ailleurs, les administratrices peuvent influencer les discussions en vue de la prise de décisions en amenant leur point de vue durant les délibérations du CA et en exerçant leur droit de vote lors de la prise de décision. Une fois une décision prise par le CA, elles sont solidaires de celle-ci.

Contribuer au développement du plein potentiel de votre enfant est fort probablement la raison première de votre engagement au sein du CA. En cours de mandat, vous pourriez être devant des décisions qui auront un impact direct ou indirect sur votre enfant. Bien que cela ne soit pas toujours facile, dans tous les cas, vous avez le devoir de faire primer les intérêts du CPE/BC au-delà de vos intérêts personnels.

Exemple : un CPE/BC souhaite évaluer la possibilité de créer des groupes multiâges. Lors des discussions au sein du CA, l’administratrice qui siège à titre de parent ne se retirera pas de la réunion, mais devra mettre de côté ses valeurs ou intérêts personnels, et non ceux de son enfant, afin de prendre la meilleure décision visant uniquement le bien-être général du CPE/BC, sa mission et ses valeurs. Dans ce contexte, nous recommandons fortement que l’administratrice membre du personnel se retire de la réunion puisqu’elle serait en situation d’apparence de conflit d’intérêts. 

Bonnes questions à se poser comme CA

• Est-ce que la séparation des rôles et responsabilités entre le CA et la direction générale est bien définie? Est-elle bien comprise et documentée?
• Est-ce que le CA est bien préparé pour effectuer les rencontres?
• Comme administratrices, est-ce que nous avons toute l’information nécessaire afin de prendre une décision éclairée?
• Est-ce que les décisions sont prises en fonction des intérêts du CPE/BC?

Top 3 à retenir

1. L’administratrice doit, en tout temps, préserver la confidentialité de ce qui est dit et décidé en CA.
2. En plus de l’assurance, une bonne protection est d’agir toujours avec prudence et diligence, dans les limites de ses pouvoirs avec en tête les intérêts du CPE/BC.
3. Dans le cas des BC, les administratrices ne peuvent pas être poursuivies si elles ont agi de bonne foi.

Une crainte répandue

Une appréhension répandue au sujet des conséquences liées à l’exercice du rôle d’administratrice au sein d’un CA est celle de sa responsabilité civile. Plusieurs craignent d’être tenues responsables de toutes les décisions prises par le CA lors de leur mandat et d’être poursuivies par les personnes touchées par ces décisions.

Les administratrices sont couvertes par l’assurance responsabilité du CPE/BC pour les décisions prises de bonne foi et avec prudence dans le cadre de leurs fonctions.

La clé : prudence et diligence

Une des bonnes mesures de protection est de poser des questions. Une administratrice qui agit avec prudence et diligence et dans les limites de ses pouvoirs en ayant toujours en tête l’intérêt du CPE/BC ne devrait pas voir sa responsabilité personnelle engagée.

Une poursuite

En cas de poursuite, la personne qui tente d’invoquer la responsabilité personnelle de l’administratrice doit en faire la preuve. À tout événement, le CPE/BC détient une assurance qui couvre ce type de poursuite. Toutefois, il est important de souligner que les cas de poursuites contre les administratrices du CPE/BC sont assez rares. Si des poursuites sont intentées, elles seront presque toujours contre le CPE/BC et non envers les administratrices à titre personnel.

Exemple : il ne peut être reproché à une administratrice son manque de connaissances en électricité lors de l’analyse de l’octroi d’un contrat de génie électrique. Cependant, on pourrait lui reprocher sa négligence de ne pas avoir pris les moyens nécessaires lui permettant de prendre une décision éclairée sur le sujet. On reprocherait donc à un CA et à ses administratrices de ne pas avoir consulté un spécialiste de façon à prendre une décision en toute connaissance de cause.

La responsabilité de l’administratrice

Une administratrice ne pourrait pas se dégager de sa responsabilité simplement en invoquant son absence lors d’une réunion ou sur le fait qu’elle a inscrit sa dissidence au procès-verbal.

En tout premier lieu, l’administratrice doit veiller à ce que le CPE/BC agisse dans les limites de la Loi, qu’il respecte ses propres lettres patentes, règlements généraux et l’ensemble de ses politiques et procédures internes.

Fausse croyance sur les salaires impayés

Plusieurs membres de CA craignent être personnellement responsables des salaires impayés aux employées de la corporation, et ce, jusqu’à six (6) mois suivants le moment où les salaires étaient dus. Cette responsabilité personnelle de l’administratrice ne s’applique, heureusement, que pour les compagnies créées sous le régime fédéral.  Ainsi, les administratrices d’un OBNL ou d’une coopérative ne sont pas soumises à cette responsabilité supplémentaire.

Qu’en est-il des déductions à la source?

Attention, une exception s’applique dans les cas de non-paiement des déductions à la source – soit les DAS au gouvernement. À défaut d’être remis aux autorités fiscales, les administrateurs peuvent être tenus responsables du paiement (article 24.0.1 Loi sur l’administration fiscale et article 227.1 Loi de l’impôt sur le revenu). Ils ne peuvent être tenus responsables s’ils agissent avec un degré de soin, de diligence et d’habileté raisonnable dans les circonstances ou qui, dans ces mêmes circonstances, n’ont pu avoir connaissance de l’omission visée (article 24.0.2 Loi sur l’administration fiscale). C’est pourquoi qu’une bonne pratique est d’effectuer un suivi par la DG et la trésorière à chaque rencontre du CA.

Agir dans les limites des pouvoirs du CA

Une administratrice qui agirait à l’extérieur de ses pouvoirs et qui engagerait à tort la responsabilité du CPE/BC pourrait se voir tenue personnellement responsable des dommages et préjudices encourus. On pourrait également penser à un membre du CA qui engagerait sa responsabilité civile personnelle à la suite d’une réunion du CA, en écrivant des commentaires diffamatoires sur Internet au sujet d’une employée ou d’une RSG.

Les décisions du CA du BC

L’article 42.1 de la LSGÉE, prévoit explicitement qu’une administratrice ne peut être poursuivie en justice pour les décisions prises au sein du CA ont fait référence notamment aux décisions en lien avec la reconnaissance d’une RSG.

« Le bureau coordonnateur, ses administrateurs et ses employés ne peuvent être poursuivis en justice en raison d’une omission ou d’un acte accompli de bonne foi dans l’exercice de leurs fonctions. »

Bonnes questions à se poser comme CA

• Est-ce que les DAS ont été payé et est-ce que nous avons inscrit le tout au procès-verbal?
• Est-ce que nous avons eu assez d’informations afin de prendre une décision éclairée?
• Est-ce que les administratrices ont agi dans le cadre de leur mandat?

Top 3 à retenir

1. L’administratrice doit déclarer au CA tout conflit d’intérêts ainsi que toute apparence de conflit d’intérêts.
2. L’administratrice employée du CPE/BC doit automatiquement quitter lors de discussions touchant de près ou de loin les relations de travail, les ressources humaines ou la direction
3. Les règlements généraux précisent quoi faire en présence de conflits d’intérêts

Transparence nécessaire

L’administratrice doit éviter de se placer en position de conflit d’intérêts et ainsi déclarer au CA toute situation où elle pourrait potentiellement avoir un avantage personnel ou financier. L’intérêt du CPE/BC doit toujours primer avant le sien.

De pair avec les devoirs d’honnêteté et de loyauté auxquels sont soumises les administratrices, celles-ci sont tenues de ne pas se placer en situation de conflit d’intérêts avec le CPE/BC.

Soulignons que même une simple apparence de conflit d’intérêts devra aussi être évitée.

Quand? En tout temps!

Une administratrice est en conflit d’intérêts lorsqu’elle a la possibilité d’influencer, de favoriser ses intérêts personnels ou ceux d’autre personne plutôt que les intérêts du CPE/BC. En effet, les administratrices pourraient être placées devant des décisions qui auront un impact direct ou indirect sur leur enfant, un membre du personnel, une voisine, une amie, un partenaire ou autre. Or, les administratrices doivent faire primer les intérêts du CPE/BC sur les leurs en tout temps.

En cas de doute ou de questionnement, il vaut mieux ne prendre aucun risque et dénoncer la situation dès que vous pensez être en conflit d’intérêt, ou même seulement en apparence de conflit.

Que faire?

Si un sujet traité lors d’une réunion du CA place une administratrice en situation de conflit d’intérêts ou en apparence de conflit d’intérêts, celle-ci doit, dans l’ordre :

1. Le dénoncer au début du point à l’ordre du jour
2. Quitter la salle de réunion pendant la période où le point en question est débattu

Il est important de prévoir une telle situation dans les règlements généraux afin de pouvoir imposer et obliger le retrait à une portion de la réunion à une administratrice en cas de discussions la plaçant en conflit d’intérêts ou en apparence de conflit d’intérêts.

Précisons que, en accord avec les règlements généraux du CPE/BC, l’administratrice pourrait choisir de rester dans la salle de réunion, sans participer aux débats ni voter sur le sujet. Cela ne devrait être possible toutefois que dans les cas où la discussion menant à une décision ne comporte pas d’informations sensibles que le CA peut souhaiter garder confidentielles.

L’administratrice employée sur le CA

L’administratrice employée du CPE/BC doit automatiquement quitter lors de discussions touchant de près ou de loin les relations de travail, les ressources humaines ou la direction. Effectivement, on considère que nous sommes en présence d’un conflit d’intérêts automatique sur ces sujets. C’est pourquoi les sujets concernant ces points à l’ordre du jour seront au début ou à la fin de la rencontre.

Il est à noter que ce principe est reconnu par les syndicats dans le cadre des négociations et il est prévu via lettre d’entente ou dans le cadre de la convention collective que l’administratrice employée doit se retirer lors des délibérations du CA lors des discussions et/ou des décisions concernant les relations de travail.

Exemple: une employée siégeant sur le CA doit quitter lorsque la discussion porte sur la gestion des ressources humaines. On peut voir rapidement pourquoi, même si elle ne pouvait participer aux échanges sur le sujet, il est nettement préférable qu’elle se retire de la réunion pour cette période afin de ne pas être exposée à de l’information confidentielle sur ses collègues de travail par exemple. Il en sera de même lors de discussions sur l’évaluation annuelle de la DG.

Dans une autre situation, un parent administrateur, dont l’entreprise de son conjoint fournit des services au CPE/BC (ex : déneigement), doit quitter la réunion lorsque la décision sur le renouvellement ou non du contrat de service est discutée.

Enfin, un autre exemple pourrait être une discussion à la suite d’un traitement de plainte, dont vous seriez une personne à l’origine de la plainte.

Dans ces deux situations, il est clair que le simple fait pour l’administratrice de dénoncer son intérêt dans la situation et ne pas voter n’est pas suffisant puisqu’elle aurait ainsi accès à beaucoup trop d’informations sensibles.

Outil

• Article d’Éducaloi: Organisme de bienfaisance : les conflits d’intérêts des administrateurs

Bonnes questions à se poser comme CA

• Est-ce qu’il y a présence de conflit d’intérêts?
• Avons-nous pris un moment en début d’année afin de voir s’il y avait des conflits d’intérêt au sein du CA?
• Quelle est la procédure si un conflit d’intérêt se présente au CA?

Top 3 à retenir

1. Il y a une mission prescrite par le ministère de la Famille pour l’ensemble des services de garde éducatifs
2. En partant de cette mission, chaque CPE/BC peut définir sa mission comprenant ses particularités
3. Le CA a un rôle dans la définition de la mission-vision-valeurs et dans l’actualisation ce ceux-ci.

La mission, la vision et les valeurs d’une organisation

Prenant appui sur la Loi, les règlements, ainsi que les politiques et la régie interne du CPE/BC, la mission, la vision et les valeurs du CPE/BC sont les trois piliers qui précisent ce que le CPE/BC veut accomplir et comment il le fait. Plus précisément :

La mission d’une organisation définit sa raison d’être ou ses objectifs fondamentaux.  En d’autres termes, elle définit ce qu’elle fait et comment elle le fait.

La vision est aussi un énoncé concis et précis qui présente une projection dans l’avenir de la mission; ce qu’on veut devenir et la cible qu’on veut atteindre.

Les valeurs d’une organisation représentent les fondations sur lesquelles s’appuient la prise de décision ainsi que les attitudes et les comportements privilégiés (comment). Elles peuvent évoluer dans le temps.

Définir la mission, la vision et les valeurs du CPE/BC est un des rôles du CA. Bien sûr, il s’agit d’un processus collaboratif avec la direction générale, l’équipe de travail et les parents usagers.

La base inscrite dans la Loi

La Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance – ci-après LSGÉE présente, à son premier article, sa mission qui doit, par extension, être celle de tous les CPE/BC. Nous avons mis en gras les éléments principaux à considérer dans la mission des CPE/BC.

« 1.  La présente loi a pour objet de promouvoir la qualité des services de garde éducatifs fournis par les prestataires de services de garde qui y sont visés en vue d’assurer la santé, la sécurité, le développement, la réussite éducative, le bien-être et l’égalité des chances des enfants qui reçoivent ces services, notamment ceux qui présentent des besoins particuliers ou qui vivent dans des contextes de précarité socio-économique.

Elle a également pour objet de favoriser le développement harmonieux de l’offre de services de garde en tenant compte des besoins des parents, notamment en facilitant la conciliation de leurs responsabilités parentales et professionnelles, ainsi que de leur droit de choisir le prestataire de services de garde. »

Les particularités de votre CPE/BC

Au-delà de la mission prescrite dans la Loi, chaque CPE/BC décide de sa mission, de sa vision et des valeurs qui lui sont propres qui guideront la direction générale dans sa gestion quotidienne. Cette mission peut être la même que celle prévue dans la LSGÉE, mais elle peut aussi préciser les particularités qui vous distinguent. Par exemple, un CPE/BC peut avoir comme mission particulière d’accueillir les enfants handicapés ou de fournir des services de garde à une clientèle défavorisée.

À celles-ci s’ajoute bien sûr le mandat initial et spécifique pour un CPE et un BC édicté dans la LSGÉE, sans compter le respect des règlements et des politiques internes en vigueur au CPE/BC. Au Québec, les services de garde éducatifs à l’enfance ont une triple mission éducative :

• Assurer le bien-être, la santé et la sécurité des jeunes enfants qu’ils accueillent
• Offrir un milieu de vie propre à accompagner les jeunes enfants dans leur développement global
• Contribuer à prévenir l’apparition de difficultés liées au développement global des jeunes enfants et favoriser leur inclusion sociale

Assurer la mission, la vision et les valeurs de votre CPE/BC

Le CA est le gardien du CPE/BC, de sa mission et donc de sa raison d’être. Son rôle est de s’assurer que par ses décisions, la mission est déployée adéquatement. Les valeurs du CPE/BC guideront autant l’équipe de travail que les administratrices dans le cadre de leurs fonctions.

Le CA et la DG forment un tandem nécessaire afin d’atteindre la mission dans le respect des valeurs du CPE/BC. Les deux doivent travailler ensemble si on veut effectivement avoir un impact positif sur le développement des enfants.

Le tout sera mis à jour souvent lors du processus de planification stratégique qui a lieu environ au 5 ans.

Bonnes questions à se poser comme CA

• Quelle est la mission du CPE/BC?
• Quelles sont les valeurs?
• Est-ce que la mission, la vision et les valeurs du CPE sont actuelles? A-t-on besoin de les mettre à jour?
• Est-ce qu’ils sont connus par les membres du CPE/BC?

Top 3 à retenir

1. Le CA est responsable de réaliser la planification stratégique en collaboration avec la DG.
2. La DG est responsable de l’implantation et de l’application de la planification stratégique.
3. Il importe de mettre en place des mesures de suivi afin d’assurer l’atteinte des objectifs de la planification stratégique.

Pourquoi engager le CPE/BC dans un processus de planification stratégique?

Parce que la planification stratégique crée une valeur pour tous les aspects de votre CPE/BC et identifie ce qui vous distingue des autres milieux. Il s’agit d’un processus coordonné et méthodique qui sert à établir les orientations stratégiques de votre CPE/BC et les moyens à mettre en œuvre pour les réaliser pour assurer la mission éducative et le développement de l’organisation. Ces grandes orientations pourraient être, par exemple, d’obtenir la certification CPE Durable, de construire d’une nouvelle installation, de définir de nouvelles orientations alimentaires, etc.

La planification stratégique est une référence pour le CA et la DG lorsque vient le temps de prendre des décisions qui touchent l’organisation. On y retrouve les orientations vers où vous voulez emmener le CPE/BC au cours des prochaines années. Concrètement, c’est par les orientations stratégiques que le CA va laisser son empreinte, sa marque au niveau de la qualité des services et le développement des enfants.

Que contient le plan stratégique?

Le plan stratégique résume le fruit des réflexions. Un plan stratégique est habituellement axé sur les objectifs à moyen et à long terme et explique les stratégies de base pour les atteindre. La mise en œuvre est sous la responsabilité de la direction générale. Il se présente sous la forme d’un document précisant, pour les trois à cinq prochaines années :

• Les principaux objectifs à moyen et long terme de votre CPE/BC
• Les principales actions et stratégie à entreprendre
• Les moyens à mettre en œuvre par la direction générale pour atteindre ces objectifs

Ne pas faire de plan stratégique revient à naviguer sans carte dans des eaux inconnues. Plus l’incertitude est grande – ce qui est souvent le cas aujourd’hui – plus il est nécessaire de bien planifier les orientations de votre CPE/BC pour les prochaines années afin de garder le cap sur votre vision et favoriser le développement de votre CPE/BC.

La planification doit prendre en compte l’environnement externe et la conjoncture actuelle. Par exemple, actuellement, les besoins de places sont grands, il y a un réel défi de main-d’œuvre, les besoins spécifiques des enfants ayant des vulnérabilités, etc. Ainsi, par la planification stratégique, le CA voit à se doter des moyens pour rechercher les ressources nécessaires à l’atteinte des objectifs, par exemple des partenariats externes.

Des responsabilités partagées dans le tandem DG et CA

La planification stratégique du CPE/BC est la responsabilité du conseil d’administration, mais doit être développée de pair avec l’équipe de travail. Il est bien sûr possible de déléguer les activités de réflexion qui y sont liées à un sous-comité stratégique soutenu par l’équipe de direction du CPE/BC.

La DG détermine les enjeux-clés d’analyse stratégique et participe à ce diagnostic, en plus de contribuer à la détermination des orientations stratégiques et du plan d’action. Les employées du CPE/BC sont également mises à contribution en les consultant sur les enjeux clés de votre milieu.

Ainsi, le CA est responsable de :

• Assurer la mission éducative du CPE/BC
• Voir à la croissance à long terme du CPE/BC
• Participer à la réflexion et aux discussions en CA
• Adopter une planification stratégique
• Adopter un plan d’action annuel
• Soutenir la direction générale dans l’application du plan stratégique
• Veiller à son application par la suite et effectuer des suivis

De son côté, la direction générale doit

• Connaitre le plan stratégique du CPE/BC et collaborer activement à sa mise à jour en participant au processus de réflexion stratégique
• Veiller à l’implantation et l’application de la planification stratégique adoptées par le CA
• Proposer et veiller à l’implantation et l’application du plan d’action annuel
• Effectuer les suivis auprès du CA

Bonnes questions à se poser comme CA

• Est-ce que notre CPE/BC a une planification stratégique? Si oui, quand se termine-t-elle?
• Est-ce qu’il y a déjà un processus en place pour la réalisation de la prochaine planification stratégique?
• Quels sont les moyens mis en place pour assurer le suivi de la planification stratégique?
• Quel est le plan d’action pour l’année en cours? Quels sont les sujets d’actualité?

Top 3 à retenir

1. Le CA a une seule employée : la direction générale.
2. La gestion des ressources humaines au CPE/BC relève de la direction générale.
3. Le CA doit effectuer le processus conjoint et continu de gestion et d’évaluation du rendement avec la direction générale.

Qui est l’employée de qui?

Le CA n’a qu’une seule employée, et c’est la direction générale. Comme employeur, c’est donc à lui d’établir ses conditions de travail, de fixer avec elle ses objectifs, de mener des suivis en ce sens et d’effectuer le processus conjoint et continu de gestion et d’évaluation du rendement avec la direction générale.

Toutes les autres personnes qui sont à l’emploi du CPE/BC relèvent de la direction générale. Ainsi, la gestion des ressources humaines au CPE/BC fait partie de son champ d’action. Elle est en charge de l’ensemble du personnel, tant les éducatrices que les autres membres de la direction. Par exemple, si une employée communique directement avec le CA ou une administratrice, elle doit être référée à la direction générale.

Le travail de l’une est intrinsèquement lié à celui de l’autre et le lien de confiance est essentiel. L’importance de bien reconnaître les rôles de chacun prend tout son sens pour un CA et une DG qui ont à cœur la bonne gestion du CPE/BC.

Par ailleurs, le CA n’a pas à s’ingérer notamment dans les décisions disciplinaires relatives aux employées ou les suivis des accidents de travail. Cela dit, la direction peut faire un rapport au CA par le biais d’un rapport anonyme (sans les noms des employées). L’objectif est toujours d’informer le CA sur ce qui se passe sur le terrain puisque plusieurs dossiers peuvent avoir des conséquences financières parfois importantes. La protection de la confidentialité des renseignements dans le contexte de la gestion des ressources humaines est particulièrement importante, notamment parce qu’il s’agit souvent d’informations très personnelles, mais surtout parce qu’au quotidien, les administratrices côtoient les employées dont l’une peut être l’éducatrice de leur enfant.

Effectuer le suivi des tâches de la direction générale

Bien que la DG soit l’employée du CA, elle est surtout sa meilleure alliée et la seule responsable de toutes les tâches quotidiennes de gestion et d’administration du CPE/BC. La qualité de son travail aura un impact direct sur la qualité des décisions du CA et le travail qu’il effectue, mais surtout sur les services auprès des enfants.

Le CA a le devoir d’assurer le contrôle et la surveillance du CPE/BC. Cependant, cela ne signifie pas qu’il surveille la DG dans l’exécution de son travail! Le CA doit plutôt assurer une vigie et se tenir informé des affaires du CPE/BC et de l’évolution de certains dossiers.

Concrètement, comment faire ce suivi? Au cours des rencontres du CA, à travers les sujets mis à l’ordre du jour, en les mettant en lien avec les orientations stratégiques et le plan d’action de votre corporation. De plus, le CA peut se doter d’un tableau de bord confidentiel pour y conserver les principales informations à ce sujet.

Conditions de travail

Une large part des conditions de travail de la direction générale sont établies dans son contrat de travail.

Le CA peut se référer aux guides produits par le ministère de la Famille et l’AQCPE. Ceux-ci sont généralement utilisés pour établir la description de tâches et la rémunération d’une direction générale dans le réseau des CPE/BC.

Gestion et évaluation du rendement

Chacun cherche à performer, à s’accomplir et à évoluer dans son travail, et une direction générale n’y fait pas exception. Dans son intérêt comme dans celui de votre CPE/BC, le CA doit mener, conjointement avec elle, un processus continu de gestion et d’évaluation du rendement lié au plan d’action de l’organisation. Un comité du CA pourra être mis en place afin de rencontrer la DG et par la suite effectuer une recommandation au CA.

La clé du succès ici est la qualité des échanges entre la direction générale et le CA. Il importe d’établir d’un commun accord quels seront les objectifs annuels de la direction générale à partir de la planification stratégique. C’est d’ailleurs l’occasion de favoriser le développement professionnel de l’équipe de direction en relation avec les orientations, les priorités et les valeurs du CPE/BC.

Principes essentiels de la gestion et évaluation du rendement

• La gestion du rendement, ça se fait au quotidien
• Un objectif, ça comprend les éléments-clés : les attentes, le quoi, le combien, le quand, le comment
• Un objectif, c’est aligné sur le plan stratégique du CPE/BC
• Un objectif, ça se discute en début d’année pour l’établir puis en cours d’année pour évaluer sa progression et le réaligner, si nécessaire
• Un objectif, ça s’évalue

Un suivi tout au long de l’année

La gestion et l’évaluation du rendement est un processus qui doit être continu au fil du temps. Régulièrement, le CA et la direction générale mesurent ensemble les résultats afin de permettre des ajustements en cours d’année. Cela permet à votre direction générale de savoir ce qui est attendu d’elle, de cibler les points à améliorer et de se sentir reconnue pour sa contribution. De son côté, le CA en profite pour améliorer la communication et la mobilisation, préciser ses attentes et mieux connaître les motivations de la direction générale, tout en évitant que des situations problématiques se détériorent.

Qu’est-ce qu’un objectif?

• Un objectif est un résultat mesurable à atteindre dans un délai donné
• Un objectif doit tenir compte de la situation actuelle et future du CPE/BC
• Un objectif doit avoir contribué à mobiliser les énergies
• Un objectif doit tenir compte de ce que l’on cherche à accomplir compte tenu des alignements du CPE/BC : la mission et les valeurs établissent le cadre des comportements attendus (le comment); le plan prévoit les stratégies à mettre en place (le quoi); et les objectifs annuels de la direction générale découlent du plan pour un alignement complet avec la planification stratégique

Outils

• Guide administratif relatif à la classification et à la rémunération du personnel d’encadrement
• Descriptions d’emploi et compétences clés du personnel d’encadrement d’un centre de la petite enfance ou d’un bureau coordonnateur de la garde en milieu familial
• Fourchettes salariales des cadres en vigueur
• Consignes applicables lors d’une promotion

Bonnes questions à se poser comme CA

• Est-ce que les membres du CA comprennent bien le partage des responsabilités avec la direction générale?
• Le CA et la direction générale entretiennent-ils une communication ouverte et transparente?
• Comment le CA gère-t-il le rendement de la direction générale avec celle-ci? Avez-vous établi ensemble des objectifs annuels à atteindre? Ces objectifs sont-ils clairs, mesurables et évalués sur une base régulière?

Top 3 à retenir

1. La planification de la relève de votre DG est avant tout la responsabilité du CA.
2. Cette planification de la relève doit se faire sur plusieurs étapes qui prennent du temps; il ne faut donc pas s’y mettre à la dernière minute.
3. La planification de la relève de votre DG vous permet d’assurer la pérennité du CPE/BC, tout en arrimant les talents à l’interne avec les besoins présents et futurs de la corporation.

La responsabilité du CA

Planifier la relève au poste de direction générale est avant tout la responsabilité du CA en tant que gardien de la pérennité du CPE/BC : cela fait partie de votre réflexion stratégique. Bien sûr, vous devez mener ce processus de gestion conjointement avec la direction générale actuelle, non seulement pour pouvoir assurer le tout de façon harmonieuse et transparente, mais aussi pour profiter de son expertise pour cibler les besoins et d’éventuelles candidates potentielles.

Que cela ait été prévisible ou non, le besoin d’embaucher d’une direction générale peut survenir à différends moment. Ce processus s’effectue normalement en sous-comité composé d’administratrices, lequel est mandaté pour recommander la candidate de leur choix.

Les avantages d’une bonne planification de la relève

• Permet d’assurer un éventuel remplacement lors d’une absence ou du départ de la direction générale, pour différentes raisons prévisibles ou non
• Permet d’identifier les talents à l’interne
• Favorise le développement des compétences à l’interne
• Favorise la rétention des employées
• Permet aux administratrices de mieux connaître les aspirations des employées du CPE/BC

Les étapes du processus

Ces différentes étapes sont décrites plus en détail dans la Trousse pour la planification de la relève des gestionnaires en CPE/BC, qui présente aussi de nombreux outils pour vous soutenir dans ce processus de gestion.

1. Mise en place

• Observation des pratiques de gestion
• Analyse de l’environnement du CPE/BC
• Ciblage du profil recherché

2. Identification de la relève à l’interne

Identifier une ou plusieurs candidates selon un profil de compétences relié au poste de direction générale, évaluer sa motivation et faire un choix de candidate(s). Il arrive qu’une administratrice soit intéressée par le poste et souhaite faire connaître sa motivation. Dès cet instant, vous devez lui demander de se retirer du CA jusqu’à la fin du processus de dotation afin d’éviter tout conflit d’intérêts.

3. Plan de développement individuel

Déterminer les éléments à développer chez la ou les candidates pour performer à ce poste ainsi que les stratégies et les actions à prendre. Un plan de développement individuel (PDI) sera réalisé pour chacune des candidates. Des moyens et des indicateurs de suivis seront identifiés pour suivre sa progression et l’actualisation du PDI.

4. Mise en œuvre

Mettre en œuvre le PDI et les suivis réguliers. Des données seront prélevées en fonction d’indicateurs prédéterminés.

5. Évaluation

Établir des processus pour suivre les progrès quant à la réalisation des objectifs des PDI des candidates, l’efficacité de la démarche de gestion de la relève ainsi que pour opérer les ajustements nécessaires.

Bonnes questions à se poser comme CA

• Est-il prévisible de devoir assurer la relève de la direction générale actuelle dans un horizon de 1 à 3 ans?
• Le CA a-t-il déjà mis en place un processus de planification de gestion de la relève de la direction générale?
• Comment le CA compte-t-il travailler en complicité avec l’actuelle direction générale pour mener à bien ce processus de planification de la relève?

Top 3 à retenir

1. Avoir une politique de traitement de plainte est une obligation légale de la LSGEE.
2. Une plainte est une occasion d’améliorer les pratiques.
3. Le CA doit traiter les plaintes envers la DG.

Une occasion de s’améliorer

Les plaintes peuvent survenir lorsqu’une personne a des préoccupations concernant les services offerts par un service de garde. Elles sont en lien avec le respect des normes, des lois et des règlements externes ou internes, et sont généralement perçues de façon négative. Il est vrai que personne n’aime faire l’objet d’une plainte, même lorsque celle-ci ne nous est pas adressée personnellement.

Pourtant, une plainte est en fait une occasion privilégiée pour rehausser la qualité des services, car elle est un excellent moyen d’obtenir de l’information afin de pouvoir améliorer.

Le rôle de chacun

Le CPE/BC doit s’assurer du respect des normes déterminées par la Loi, le règlement, les règlements généraux ainsi que les différentes procédures et politiques internes.

Selon sa structure organisationnelle et sa taille, ce rôle est exercé par la direction générale ou tout membre de son personnel auquel on aura délégué les tâches à effectuer ou une partie de celles-ci.

Selon les sujets visés par les plaintes, le CA sera interpellé par la direction générale lors de réunions du CA. Une bonne pratique consiste à avoir un tableau de bord mentionnant le sujet des plaintes et les actions mises en place afin d’en mener le suivi. À noter : le tout reste confidentiel.

Dans le cas d’une plainte envers la DG

Si toutefois la plainte vise la direction générale, il revient au CA d’en effectuer le traitement et le suivi, et ce, en respect de la politique sur le traitement de plainte et de la procédure prévue à celle-ci.

Il pourra créer un comité du CA ou demande à un tiers d’effectuer le traitement de la plainte.

Outils

• Politique de traitement des plaintes relatives aux services de garde du MFA
• Fiche de référence du MFA: Exemple de contenu d’une procédure de traitement des plaintes
• Rendez-vous avec l’AQCPE

Bonnes questions à se poser comme CA

• Est-ce qu’il y a une politique de traitement des plaintes en vigueur au CPE/BC?
• Quelle est la procédure en place pour le traitement des plaintes?
• Est-ce que le CPE/BC conserve des statistiques en lien avec le traitement des plaintes?
• Avons-nous beaucoup de plaintes au CPE/BC?
• Quels sont les sujets des plaintes?
• Un tableau de bord est-il déposé au CA?
• Avons-nous évalué notre processus de traitement de plainte?